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ERP太重、OA太煩、CRM沒(méi)人用？小公司怎么選“能用起來(lái)”的工具？

咱今天不聊高大上的“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”，也不談什么“企業(yè)信息化戰(zhàn)略藍(lán)圖”。

就一個(gè)最樸素的問(wèn)題——我們公司小、人不多、事不少，想選點(diǎn)工具來(lái)管管流程、客戶、財(cái)務(wù)，結(jié)果用著用著就想砸電腦。

熟不熟這個(gè)場(chǎng)景？

ERP上線半年了，庫(kù)存還是亂的，銷售開(kāi)單還得微信截圖；
OA天天打卡審批，流程一多效率還慢了；
CRM導(dǎo)了一堆客戶數(shù)據(jù)，銷售團(tuán)隊(duì)一個(gè)都不更新，還回頭拉群開(kāi)Excel；

老板一拍桌子：“系統(tǒng)這么多，有一個(gè)是真正幫上忙的嗎？”

這就是很多小公司在“選系統(tǒng)”這件事上走過(guò)的坑：

想高效，反而更累；
想統(tǒng)一，反而更亂；
想規(guī)范，反而卡流程。

今天我就帶大家搞懂——

小公司到底該不該用ERP、OA、CRM？用的話怎么選？選了怎么落地？要避開(kāi)哪些坑？

ERP

一、大多數(shù)系統(tǒng)，真不是為“小公司”設(shè)計(jì)的

這話說(shuō)出來(lái)，廠商可能不愛(ài)聽(tīng)，但這是實(shí)情。

ERP也好，OA也罷，CRM更別提，

大多數(shù)軟件一上來(lái)就是“流程建模、權(quán)限設(shè)定、模塊對(duì)接、數(shù)據(jù)整合、BI分析、KPI聯(lián)動(dòng)”，

你一個(gè)剛成立兩年、員工十幾號(hào)人的小團(tuán)隊(duì)哪整得起這個(gè)大陣仗？

你想解決的是：

進(jìn)銷存要順；
報(bào)銷審批別太慢；
客戶信息集中別亂丟；
財(cái)務(wù)對(duì)賬別總對(duì)不上。

但你買來(lái)的系統(tǒng)卻是：

一堆你用不上的模塊（資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、費(fèi)用共享）；
一堆你根本沒(méi)人維護(hù)的字段（公司規(guī)模、納稅等級(jí)、信用評(píng)級(jí)）；
一堆你聽(tīng)不懂的名詞（主數(shù)據(jù)、流程引擎、中臺(tái)聯(lián)動(dòng)）。

CRM

結(jié)果就是：工具太重，操作太煩，人手又不夠。

說(shuō)到底，小公司最怕的不是沒(méi)有系統(tǒng)，而是花了錢、人用不上，變成負(fù)擔(dān)。

二、小公司到底該不該用系統(tǒng)？

當(dāng)然該，但要用得“聰明”

我從來(lái)不反對(duì)小公司用系統(tǒng)，相反，越是人少事雜的公司，越該靠“數(shù)字工具”來(lái)替自己分擔(dān)。

但要用得對(duì)，就要換個(gè)思路：

小公司不是選“最全的系統(tǒng)”，而是選“能用起來(lái)的系統(tǒng)”。

這句話很關(guān)鍵，咱慢慢拆解。

三、ERP、OA、CRM這三套系統(tǒng)，

到底是干啥的？小公司該怎么選？

很多老板壓根搞不清楚這三者的區(qū)別，選工具就像抓鬮。先給你說(shuō)清楚，別再混用了。

ERP系統(tǒng)：

讓你“管得住貨、看得懂錢、跑得順流程”的核心系統(tǒng)

ERP就是幫你把公司的“進(jìn)貨、賣貨、發(fā)貨、收款”這整條鏈條串起來(lái)，不靠人記、不靠群聊，全在系統(tǒng)里跑，有記錄、有流程、有邏輯。

小公司到底用ERP干嘛？

你可以先問(wèn)自己下面幾個(gè)問(wèn)題：

倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存到底是多少，賣出沒(méi)賣出、缺貨沒(méi)缺貨，心里有數(shù)嗎？
銷售下了單，采購(gòu)知不知道？倉(cāng)庫(kù)備沒(méi)備貨？發(fā)貨發(fā)了嗎？財(cái)務(wù)回款了嗎？
一筆訂單利潤(rùn)到底是多少？進(jìn)貨價(jià)多少，銷售價(jià)多少，毛利是多少？
本月賺了多少錢？貨賣出去多少？應(yīng)收賬款多少？庫(kù)存積壓多少？

如果你經(jīng)常靠“感覺(jué)”來(lái)回答這些問(wèn)題，那你就真的該上ERP了。

ERP能幫你解決什么事？

進(jìn)銷存清楚：進(jìn)了多少貨、在哪個(gè)倉(cāng)、用了多少、還剩多少、快過(guò)期沒(méi)。
采購(gòu)有流程：誰(shuí)下單、誰(shuí)審批、誰(shuí)收貨、誰(shuí)入庫(kù)，一清二楚。
銷售閉環(huán)：客戶下單、生成銷售單、出庫(kù)單、開(kāi)票、收款，環(huán)環(huán)相扣。
成本算得清：每個(gè)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本、采購(gòu)成本、實(shí)際成本，一目了然。
財(cái)務(wù)同步：應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、對(duì)賬明細(xì)、利潤(rùn)分析，都能自動(dòng)生成。
庫(kù)存準(zhǔn)確：不靠人腦記庫(kù)存，不靠倉(cāng)管拍腦袋湊單，系統(tǒng)精算。

小公司用ERP最容易踩的坑：

以為“功能越多越好”，結(jié)果上線三個(gè)月還沒(méi)跑起來(lái)。→ 小公司80%的ERP需求，其實(shí)就集中在“進(jìn)銷存+采購(gòu)+銷售+基礎(chǔ)財(cái)務(wù)”四個(gè)模塊。 → 你根本用不到“制造執(zhí)行、預(yù)算控制、資產(chǎn)管理”這些復(fù)雜功能。
選了一個(gè)“行業(yè)大系統(tǒng)”，但自己根本沒(méi)那個(gè)IT能力運(yùn)維。→ 比如SAP、金蝶云星空這種，其實(shí)更適合中大型企業(yè)，小公司搞不起。
想拿ERP來(lái)管人、考核、算績(jī)效，最后啥也沒(méi)搞清楚。→ ERP是管“貨、錢、單據(jù)”的，不是HR系統(tǒng)，不是OA系統(tǒng)，也不是老板的“電子算盤”。

OA系統(tǒng)：

讓“請(qǐng)假、報(bào)銷、流程審批”不再靠微信群和Excel走來(lái)走去

OA的本質(zhì)是“內(nèi)部協(xié)同”，它不管客戶、不算利潤(rùn)、也不記賬，但它能讓人和人之間的溝通、審批、事務(wù)變得有記錄、有流程、不出錯(cuò)。

小公司最常用OA干嘛？

打卡考勤：上下班打卡、請(qǐng)假審批、考勤匯總；
報(bào)銷申請(qǐng)：發(fā)票拍照上傳、審批流程走一遍、財(cái)務(wù)打款；
用章申請(qǐng)：蓋公章、合同審批、有據(jù)可查；
公告通知：不用拉群，一個(gè)公告發(fā)全員、誰(shuí)看了系統(tǒng)都有記錄；
合同管理：上傳、歸檔、權(quán)限控制，避免丟文檔；
流程審批：用表單設(shè)流程，誰(shuí)發(fā)起、誰(shuí)批、多久超時(shí)一目了然。

ERP

小公司最容易把OA用錯(cuò)的地方：

OA一上來(lái)就搞十幾個(gè)流程，復(fù)雜程度跟法院起訴一樣→ 請(qǐng)個(gè)假走5級(jí)，報(bào)個(gè)銷要等3天，這不是效率，是流程癌。
以為OA能解決公司沒(méi)規(guī)矩的問(wèn)題，結(jié)果反而流程越來(lái)越爛。→ 管理靠機(jī)制、文化、拍板，OA只是“形式化記錄”，不是“治理能力提升工具”。
沒(méi)人維護(hù)流程模板，系統(tǒng)上有30個(gè)審批單，只有3個(gè)在用。→ 冗余流程會(huì)把員工逼回“線下”。

CRM系統(tǒng)：

讓客戶線索不再只存在銷售手機(jī)里

CRM就是“客戶關(guān)系管理系統(tǒng)”，它讓客戶從“加了微信”變成“在系統(tǒng)里有標(biāo)簽、有過(guò)程、有記錄”，避免人走客戶跟著走，跟進(jìn)全靠印象流。

CRM能幫你做什么？

客戶信息管理：姓名、聯(lián)系方式、公司、來(lái)源、意向等級(jí)一清二楚；
跟進(jìn)過(guò)程記錄：聊了啥、約了幾次、發(fā)過(guò)報(bào)價(jià)沒(méi)、下一步是什么；
銷售過(guò)程追蹤：漏斗管理：線索 → 商機(jī) → 報(bào)價(jià) → 成交 →回款；
客戶轉(zhuǎn)交留痕：銷售離職/換人，客戶轉(zhuǎn)給別人，過(guò)程不丟；
提醒回訪/催單：重要客戶設(shè)置自動(dòng)提醒：7天未聯(lián)系、合同快到期、付款未到；
銷售數(shù)據(jù)分析：誰(shuí)跟進(jìn)最勤？哪個(gè)客戶轉(zhuǎn)化率高？一看報(bào)表就明白。

CRM最常見(jiàn)的用法錯(cuò)誤：

銷售說(shuō)“我有微信，不用系統(tǒng)”，CRM就淪為擺設(shè)。 → 沒(méi)有“使用機(jī)制+激勵(lì)+強(qiáng)制”，銷售不會(huì)主動(dòng)用系統(tǒng)記錄。
功能太復(fù)雜，客戶資料、字段、標(biāo)簽全堆一起，沒(méi)人愿意填。→ 銷售只想知道：這客戶是誰(shuí)？我該跟進(jìn)啥？能不能成交？其他都是噪音。
老板以為CRM能自動(dòng)搞定業(yè)績(jī)，其實(shí)你連商機(jī)階段定義都沒(méi)設(shè)清楚。→ 商機(jī)漏斗、客戶分級(jí)、跟進(jìn)頻次，得你自己設(shè)清楚。

四、小公司選工具的“三個(gè)核心原則”

原則一：選“能上線”的，而不是“能集成一切”的

小公司資源少，千萬(wàn)別被銷售一忽悠就選了個(gè)“全功能平臺(tái)”，結(jié)果：

功能多：上線時(shí)間久；
接口多：維護(hù)費(fèi)用高；
權(quán)限復(fù)雜：內(nèi)部還得專人管系統(tǒng)。

建議：

選即開(kāi)即用型系統(tǒng)，功能少也沒(méi)關(guān)系；
能做起來(lái)80%業(yè)務(wù)，就可以用；
剩下20%手動(dòng)做也比“工具癱瘓”強(qiáng)。

原則二：選“誰(shuí)來(lái)用”而不是“能干啥”

很多工具的問(wèn)題不是功能不強(qiáng)，而是沒(méi)人用！

ERP太復(fù)雜，倉(cāng)庫(kù)說(shuō)：“我就掃個(gè)條碼，搞這么復(fù)雜干嘛？”
CRM沒(méi)人填，銷售說(shuō)：“我打電話一天下來(lái)還得補(bǔ)記錄，煩死。”
OA流程過(guò)多，員工請(qǐng)假要跑5級(jí)審批，干脆不請(qǐng)了。

建議：

選工具的時(shí)候拉上要用的人一起試；
能不能移動(dòng)端操作？能不能微信提醒？流程能不能簡(jiǎn)化？
別讓工具“成為負(fù)擔(dān)”，而要“能救命”。

原則三：先統(tǒng)一流程，再選系統(tǒng)，而不是反過(guò)來(lái)

別想著系統(tǒng)能幫你“捋流程”—— 你流程都沒(méi)搞清楚，上了系統(tǒng)就是“流程更亂”。

正確順序：

先手工跑通你的流程（比如銷售提單→采購(gòu)→出貨→收款）；
明確什么節(jié)點(diǎn)要控制、什么節(jié)點(diǎn)要記錄；
再去找能把這個(gè)流程“固化”的工具，哪怕是個(gè)表單工具。

系統(tǒng)不是“萬(wàn)能管家”，它只是“流程的自動(dòng)執(zhí)行者”。

別以為“選系統(tǒng)”是IT的事，老板要親自參與！

最后一條建議，寫給老板：

你不懂技術(shù)沒(méi)關(guān)系，但你一定要知道：

系統(tǒng)解決的是“你想管什么、怎么管、誰(shuí)來(lái)用、用完怎么改”；

這四個(gè)問(wèn)題你不親自想明白，再好的軟件也救不了你。

所以，不要甩鍋給IT或外包顧問(wèn)，不要“聽(tīng)別人怎么選”就跟著選。

你公司獨(dú)特的業(yè)務(wù)邏輯，只有你自己最清楚。只有你參與進(jìn)來(lái)，選出來(lái)的工具才是——真有用，不雞肋。